Comment faire travailler 200 personnes en moins de deux heures… sur un même sujet ?

C’est comme si qu’après mon article sur « comment faire réfléchir 32 personnes », quelqu’un m’avait dit « qui dit plus ? » Bon bah voilà, j’aime les défis. Soyons fous ! Allons gérer une activité pour 200 personnes !!!

Dans la fiche pratique que je te présente aujourd’hui, et que tu peux télécharger gratuitement, nous allons voir comment concevoir et animer une activité qui permet à un groupe de personnes,TRÈS large, de produire collectivement une réflexion ou une décision.

Pourquoi autant

200 est un nombre indicatif, il faut surtout retenir : très large groupe, dépassant la centaine. Ce cas de figure se présente par exemple, lors d’une assemblée générale ou d’un forum.

Il arrive alors, en tant qu’animateur, que tu aies besoin de créer une activité qui amène ces personnes à débattre, puis à décider.

La plénière, un espace à fuir

Pourquoi ne pas le faire tout simplement en plénière ? Parce que la plénière, c’est la mort !

Voici à quoi ressemble un débat en plénière, avec 200 personnes :

Animateur : « La question est : quelle priorité pour 2022 ? Le débat est ouvert, la parole est à vous ! »

Silence gênant

Animateur : « Personne ? »

La personne qui de toute façon parle toujours et a toujours quelque chose à dire : « Bon, ben, je me lance ! Moi je pense qu’on doit d’abord définir ce qu’on veut dire par « priorité » ? »

90 mains se lèvent. L’animateur grince des dents : soudainement tout le monde a envie de parler ?

Une personne choisie au hasard : « Moi je ne comprends déjà pas pourquoi on doit se limiter à 2022… Qui a choisi cette date comme repère ? »

Et c’est parti pour 30 minutes de prise de parole inutiles soit, pour répondre à ces deux questions, soit pour en ajouter d’autres.

Imagine si en plus, ceci n’était que la 1ère question et qu’il y’en aurait encore 4 ou 5 à traiter…

Diviser pour mieux gérer

Plus le nombre de participants à une activité est important, plus il faudra penser à les diviser en sous-groupes. Si une décision doit être prise par 200 personnes, il vaut mieux la traiter dix fois avec des groupes de 20.

Si 8 groupes sur 10 convergent, on a une tendance, qui pourra ensuite être « validée » en plénière.

L’intérêt du travail en sous-groupes, c’est aussi d’élaguer très vite les discussions inutiles.

Psychologiquement, lorsque les gens sont en comité réduit, ils ont moins tendance à « se la ramener » et on peut plus facilement traiter les hors sujets.

Avoir plusieurs groupes qui travaillent en simultané, permet aussi un gain de temps fou, puisqu’ils peuvent aborder plusieurs questions et traiter différentes thématiques.

La méthode

L’outil d’animation que je vous propose ici s’appelle « Les stations mobiles ». Il s’agit en fait de répartir les participants en un certain nombre de sous-groupes. Chaque groupe va traiter toutes les questions en ayant une limite de temps. Cette limite de temps crée une tension qui pousse les gens à aller vers l’essentiel.

Le fait que les animateurs tournent et passent d’un groupe à un autre, en plus d’ajouter un côté ludique, permet de couper court entre un sujet et un autre. Dès que le nouvel animateur entre en contact avec le groupe, on sait qu’on a clos le sujet précédent et qu’on reprend le sujet suivant.

À situations spéciales, moyens spéciaux

Ceci n’est pas un petit exercice à improviser « en cas de besoin ». C’est une activité qui nécessite deux éléments essentiels :

   1.Un groupe d’animateurs-trices

Un seul animateur ne pourra jamais gérer seul une telle activité. Il faut qu’il y ait au moins autant d’animateurs-trices que de sous-groupes.

On peut toujours s’adapter et improviser, twister les règles pour que l’exercice puisse se faire avec ce qu’on a sous la main, mais il faudra garder en tête que c’est une « animation plurielle ».

   2. Un temps de préparation

Encore une fois, on ne peut pas « improviser » des stations tournantes. C’est une activité qui a un usage précis et qui doit donc bien se préparer.

Il faudra prévoir au moins deux séances de travail en amont.

L’une pour clarifier l’objectif de la méthode. Qu’est-ce que le groupe (de 200 personnes) veut produire ? Est-ce que ces personnes veulent juste mettre en débat plusieurs questions ? Est-ce qu’elles veulent arriver à une décision ?

Ceci permettra d’élaborer des fiches d’animation, avec les questions à poser, la checklist des éléments à obtenir…

La deuxième séance de travail aura pour but de mettre les animateurs au diapason. Ils pourront revoir la méthode, élaborer une chronologie, verrouiller les plages de temps et établir des règles : que faire si un groupe n’a pas fini ? comment s’adapter en cas d’imprévu ?

À vos stades !

Pardon, je voulais dire « à vos salles », mais comme tu vas animer pour 200 personnes…

Si un jour tu fais usage de cette fiche technique, j’aimerais bien un retour d’expérience. Tu peux le faire en commentaire à cet article, sur notre page facebook, ou encore mieux, en rejoignant le groupe facebook « La ligue des Super Animateurs ».

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