3 astuces pour mieux gérer une journée chaotique

La gestion du temps est un atout important pour tout Super Animateur ! On cherche l’efficacité et la productivité en étant au top de sa forme; pas une minute à perdre et encore moins toute une journée!

Les jeunes entrepreneurs ou managers se retrouvent très rapidement submergés par la quantité de tâches qui leur tombent dessus constamment. As-tu déjà vécu une journée où tu avais tout planifié à l’avance, où tu savais exactement ce que tu allais faire et à quelle heure… et voir tout s’écrouler dès les premières minutes de ton arrivée au bureau ou sur ton lieu de travail ? Des imprévus, des équipements manquants ou en panne, un collègue en crise, un collaborateur avec des besoins urgents, un e-mail qui t’apporte une info qui change TOUT ! Et j’en passe! Connais-tu ces journées chaotiques?

Eh bien, sache qu’il n’ y a aucune raison de les subir ces journées! On peut très bien gérer les crises, répondre à l’imprévu et survivre à l’inattendu, tout en gardant la situation sous contrôle. Pour cela, on ne le répétera jamais assez : anticipe !

Voici mes trois astuces clés pour mieux gérer ta journée en tant que Super Animateur et ce, quelle que soit la façon dont elle se déroule.

  1. Identifie tes 3 TMR

Lorsque tu as planifié ta journée (on part du principe que ça, tu sais faire, sinon tu peux toujours en apprendre plus), identifie trois éléments que tu considéreras comme : trois tâches minimums à réaliser.

Considère que si tu réalises au moins ces trois tâches, tu as réalisé ton objectif quotidien ! Du coup, tout le reste devient du bonus. Ainsi, si tu es bombardé par les astéroïdes de la distraction et des interruptions, tu pourras toujours recalibrer tes attentes de la journée. Tu passeras ainsi du mode « Aujourd’hui je vais réaliser 20 tâches sur les 15 prévues » à « Aujourd’hui, je fais mes 3 TMR ».

Si tu es formateur, ça se traduit aussi par « trois activités minimums », ou « trois enseignements minimums » : quelles sont les trois choses que je devrais apprendre aux participants pour que je considère ma journée comme réussie?

      2. Apprend à dire « NON »

Sérieux ! Tu n’es en aucun cas obligé de répondre à toutes les sollicitations. Tu es un Super Animateur, ça ne veut pas dire que tu dois souffrir du complexe de Superman (tendance à vouloir sauver tout le monde). Lorsqu’on vient vers toi avec de nouvelles sollicitations, pose-toi ces quelques questions :

  • Est-ce que je dois réellement interrompre ce que je suis en train de faire, là, maintenant et tout de suite ? Est-ce que je ne devrais pas plutôt demander 10 minutes de réflexion ? Ce temps mort t’est nécessaire pour te poser les questions suivantes; mais peut l’être aussi pour l’autre, car la majorité des gens finissent par trouver des solutions par eux-même en 10 minutes…
  • Est-ce qu’il n’existe réellement aucune autre personne capable de répondre à cette demande ?
  • Est-ce que c’est urgent pour moi ou pour les personnes qui me sollicitent ?
  • Qu’est-ce qui peut arriver de pire si je décide de ne pas intervenir ?

La tendance que nous avons tous à nous rendre utiles finit par devenir contre-productive à notre propre bien-être et à notre productivité.      Apprends donc à prendre quelques instants pour réellement estimer l’urgence et l’importance de la sollicitation, puis apprends à, dans cet ordre : rejeter, reporter, temporiser.

        3. Respire

Sans aller jusqu’à apprendre à pratiquer la méditation (quoique ça serait une bonne chose à envisager) apprends quelques exercices de respiration, dont un très simple :

  • Inspire par le nez, main sur le ventre, en sentant ton abdomen gonfler, comptant jusqu’à 4 ;
  • Bloque ta respiration pendant 4 secondes ;
  • Expire par la bouche en vidant complètement tes poumons, en comptant jusqu’à 4 ;
  • Bloque ta respiration pendant 4 secondes.

Répète ces exercices quelques fois, jusqu’à ce que tu te sentes apaisé sans pour autant perdre ton énergie. Parfois, dans la folie du quotidien, on se laisse entraîner de tâche en tâche, de sollicitation en réunion …., sans se rendre compte de ce que l’on est en train de subir. Développer ce réflexe de pauses respiratoires nous permet de nous recentrer. Tu vas sentir, pendant un bref instant, une sorte de déconnexion de ce qui se passe autour de toi et en toi et ça va naturellement t’amener à repenser ta journée, à te calmer et à mieux aborder la suite.

À faire autant de fois que nécessaire. Profites-en, c’est gratuit!

Résumons!

  • Ne te contente plus de faire ta liste de tâches et de priorités du jour, identifie également les 3 tâches minimums à réaliser ;
  • Apprends à dire « NON » aux sollicitations pour atténuer l’effet de surcharge et freiner l’effet boule de neige ;
  • Développe le réflexe de faire des « pauses respiration » pour te recentrer sur le présent et reprendre le contrôle sur ta journée.

Avec ces trois petites astuces, tes journées vont déjà être moins chaotiques et plus gérables. Avec le temps et l’exercices, tu n’auras presque plus de journées chaotiques, ou du moins, tu ne les vivras plus comme telles 😉

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