Comment élaborer des règles pour un atelier ?

Publié par superanimateurs le

Les règles de l’atelier, c’est l’un des outils les plus puissants dont dispose un animateur.

Appelées également « normes » ou « charte de la vie collective« , selon le contexte, elles permettent d’instaurer, entre adultes, un ensembles de codes et de comportements à respecter, afin que l’atelier se déroule dans de bonnes conditions.

Commencer un atelier sans fixer de règles, c’est comme lancer un match de foot sans arbitre : chacun fera ce qu’il voudra et on sera régulièrement en train de débattre sur ce qui est acceptable ou pas.

J’ai donc préparé pour toi, jeune super animateur, le mode d’emploi complet pour élaborer des règles d’atelier qui soient efficaces, pertinentes mais surtout : participatives.

Est-ce vraiment nécessaire ?

Si tu n’es pas convaincu par l’importance de cet exercice, laisse-moi te raconter une histoire.

Tu animes une réunion sur un futur projet.

Au début, tout va bien, super bien même ! Les gens donnent des idées, chacun rebondit sur ce que propose l’autre pour enrichir…etc.

Et soudain, un téléphone sonne. Quelqu’un prend alors son téléphone et se met à parler. Les autres continuent à discuter, mais comme la voix de « monsieur téléphone » dérange, ils parlent de plus en plus fort. Ça dérange une participante qui ne supporte pas qu’on crie, elle croise les bras et s’enfonce dans son siège.

D’autres participants préfèrent attendre que l’appel téléphonique prenne fin. Monsieur téléphone finit sa communication et s’excuse puis demande qu’on reprenne.

L’un des participants lui explique la nouvelle idée proposée mais comme elle n’a pas été notée, un autre participant dit qu’elle a été déformée.

Le participant ayant proposé cette idée s’énerve car il ne se sent pas écouté. Surtout que maintenant, deux personnes au fond sont en train de chuchoter…

Pendant ce temps, pour rattraper le coup, tu tapes violemment sur le tableau avec un marquer en répétant « s’il vous plait… s’il vous plait, est-ce qu’on peut s’écouter… S’il vous plait, est-ce que je peux avoir votre attention ? »

Est-ce le type d’atelier ou de réunions que tu souhaites animer ?

On aurait pu éviter tout cela si on avait pris 2 à 3 minutes au départ, pour décider ensemble que :

  • Chacun met son téléphone sur silencieux ;
  • On ne répond pas aux appels dans la salle ;
  • L’animateur note les idées sans les juger ;
  • Les participants respectent la prise de parole ;
  • …Etc.

Comment faire ?

Il existe deux méthodes très simples pour mettre en place des normes ou des règles pour un atelier.

Méthode 1 : la méthode participative

Celle-ci prend un peu plus de temps mais donne des résultats plus durables.

Les participants proposent eux-mêmes les règles et elles doivent être adoptées par l’ensemble.

  1. Accrocher une grande feuille de papier ;
  2. Demander aux participants de répondre à la question suivante : « Selon vous, quelles sont les règles à respecter pour que l’atelier se déroule dans de bonnes conditions ? » ;
  3.  À chaque fois que quelqu’un fait une proposition, demander aux autres s’ils sont en accord avec ;
  4. Si l’ensemble des participants valide la proposition, tu la notes de manière claire et compréhensible sur la feuille de papier ;
  5. En cas de désaccord, il faut que les participants discutent jusqu’à arriver à une entente ;
  6. Une fois qu’on a consigné l’ensemble des règles, il faut les relire à haute voix et reconfirmer que tout le groupe les adopte !

Astuce : on peut demander aux participants de venir symboliquement signer la feuille de papier pour rendre cet engagement solennel (ça dépendra du type de groupe).

Méthode 2 : la méthode consultative

Elle permet de prendre un raccourci pour avancer vite sur cette partie. Je la recommande dans deux cas :

  • Groupe avec qui on est habitués à travailler
  • L’animateur sent qu’il a affaire à un groupe serein, conciliant et collaboratif

L’animateur propose les règles qui sont discutées et adoptées par l’ensemble

  1. Préparer au préalable une liste de règles génériques avec lesquelles tu as l’habitude de travailler ;
  2. Afficher une grande feuille de papier sur laquelle tu as déjà rédigé la liste des règles ;
  3. Lire les règles une à une et demander à chaque fois si les participants sont en accord ;
  4. Préciser qu’on pourra réviser les règles en cours de route si des cas particuliers se présentent ;
  5. Si certaines règles sont modifiées, porter les modifications directement sur le papier, en utilisant un marqueur de couleur différente ;
  6. Faire adopter la charte modifiée par l’ensemble des participants.

Astuce : quand c’est un groupe vraiment habitué, on peut juste rappeler oralement les règles « classiques » et demander une validation par main levée avant de commencer l’activité.

 



 

Et ça marche ?

Les animateurs, peu habitués à cet exercice, le trouvent fastidieux… perdre 10 minutes au début pour faire un brainstorming sur des règles qui sont pourtant évidentes 

Ce qui est évident pour toi ne l’est pas pour tout le monde. Les limites de ce qui est « correct » ou « tolérable« , dans un groupe, diffèrent d’une personne à une autre.

Une fois ces règles adoptées, elles constituent une référence et facilitent ton travail pour gérer les participants difficiles.

Par exemple, si parmi tes règles il a été dit « Ne pas monopoliser la parole« , tu peux facilement recadrer un bavard.

Et pour que ça marche, il est important d’observer les conseils suivants :

  • S’assurer que c’est fait de manière participative : idéalement adopter la méthode 1, sinon à minima la 2 ;
  • Veiller à ce que tous les participants soient concentrés durant l’élaboration des règles ;
  • Prendre le temps de faire des règles qui conviennent à TOUS, et non pas juste à la majorité : si une personne n’est pas d’accord sur l’une des règles, elle pourra la remettre en cause plus tard en disant « de toute façon, je n’étais pas d’accord » ;
  • Ne pas faire du forcing ou être frustré que certaines règles soient rejetées : c’est le groupe qui décide ;
  • L’animateur peut aussi être une force de proposition ; tu fais partie du groupe : tu peux donc proposer des règles pour enrichir ou compléter, mais en respectant le principe de les faire adopter par l’ensemble ;
  • Toujours faire adopter les règles de manière formelle : adoption à main levée, affirmation orale, signature… un engagement est nécessaire pour que le rappel de la charte soit effectif ;
  • Afficher les règles de manière à ce qu’elles soient visibles de tous, durant toute la session :
  • Faire confiance à l’intelligence collective : si tu as affaire à des personnes raisonnables, tu retrouveras forcément des principes généraux qui facilitent le déroulement de l’atelier.

Et il faut y mettre quoi ?

C’est bien sur aux participants de proposer les règles. Mais comme on l’a vu dans le point précédent, l’animateur peut contribuer.

Il faut donc avoir en tête les règles avec lesquelles tu as l’habitude de travailler et qui te sont nécessaires.

De cette manière, tu pourras compléter au besoin.

Voici une liste, non exhaustive, des règles les plus fréquentes qui ressortent régulièrement et qui conviennent à un grand nombre de personnes (raisonnables) :

  • Mettre les téléphones sur vibreur/silencieux et répondre à l’extérieur de la salle ;
  • Lever la main pour demander la parole ;
  • Ne pas interrompre une personne pendant sa prise de parole ;
  • Eviter les apartés et les chuchotements prolongés et dérangeants ;
  • Respecter les avis et les opinions de chacun sans porter de jugement ;
  • Être à l’écoute les uns des autres ;
  • Ponctualité, notamment sur les temps de pause et les heures de démarrage, chaque matin ;
  • …Etc.

As-tu d’autres règles qui reviennent fréquemment dans tes ateliers ? Tu peux nous les partager dans la Ligue des Super Animateurs.

Voir ça comme un investissement

Plutôt que de vivre cela comme une corvée sans intérêt, apprends à voir les règles de l’atelier comme un investissement.

Tu investis un peu de temps au début qui va te faire gagner plus de temps, plus tard !

Les petites interruptions de 1 minute mises côte à côte risquent de te coûter plus cher que 5 minutes investies au tout début.

De plus, un atelier qui se déroule sans interruptions et conflits gagne en fluidité et permet de poser un cadre productif, où chacun trouve son compte.

Si tu as apprécié cet article, n’hésite pas à le partager sur les réseaux sociaux pour que d’autres animateurs puissent en profiter.

J’ai aussi quelques goodies à te partager :

Le manuel « 10 Supers pouvoirs du Super Animateur »

Un abonnement pour recevoir une fiche pratique par jour

Ces deux cadeaux te permettent de t’abonner automatiquement à la Super Minute, ma newsletter hebdomadaire bourrée de ressources et de petites pépites.

Catégories : Le Blog

6 commentaires

Evan · 19 février 2019 à 20:06

Bonjour

Je te remercie pour cet article. C’est très pertinent !
Bien souvent tu peux arriver dans une entreprise où la culture, les habitudes ne sont pas celles que tu recherches en formation.

Recadrer ensemble passe mieux que recadrer tout seul.

Après, par expérience, dans certaines formations, tu arrives avec un groupe qui a déjà ses habitudes bien ancrées : tout chambouler n’est pas toujours apprécié. Tout dépend de la posture du formateur, de l’animateur.

Au plaisir d’échanger
Evan

    Sami Loucif · 21 février 2019 à 20:55

    Merci pour ton retour Evan. Justement quand tu arrives devant un groupe qui a déjà des habitudes bien ancrées, il faut demande « quelles sont vos règles habituelles ? est-ce que vous pouvez me les lister ?…etc. »
    Il faut juste les acter par écrit dans un esprit bienveillant. ça fait encore plus plaisir aux groupes lorsque le formateur dit : je prends en compte vos règles pré établies, mais en plus je les respecte aussi.

12 stratégies pour favoriser une dynamique de groupe positive - Super Animateurs · 17 mars 2019 à 01:10

[…] Mettre en place des règles de manière participative : demander aux participants de proposer des règles d’usage à respecter collectivement pour s’assurer que l’atelier se déroule dans les meilleurs conditions. […]

Comment modérer un débat public ? - Super Animateurs · 23 mars 2019 à 22:59

[…] en fonction de la nature du groupe, il faut mettre en place des règles et les annoncer au départ pour vérifier que les participants y adhèrent […]

3 exercices de présentation pour personnes coincées - Super Animateurs · 24 mars 2019 à 21:02

[…] Cet exercice combine trois activités en une seule : présentations, attentes des participants et règles de l’atelier. […]

Les étapes pour (super) bien préparer un atelier de formation - Super Animateurs · 2 avril 2019 à 22:45

[…] va également mettre en place des règles, vérifier les attentes, présenter le […]

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *