Au secours ! Je dois gérer un intervenant externe !

Le monde de l’animation est vaste et sans limites. Dans mon article sur la co-animation, j’expliquais comment on est parfois contraints de collaborer avec un autre animateur. Mais y’a pire… être obligé de collaborer avec un intervenant externe.

Autrement dit, quelqu’un qui ne parle pas notre langue (d’animateurs).

C’est qui lui ?

L’intervenant, ou l’intervenante externe, c’est une personne qui va présenter quelque chose, dans le cadre d’une activité, que tu animes.

L’exemple le plus courant, c’est le conférencier. Tu animes une conférence-débat et tu fais intervenir un chercheur ou un expert en la matière.

Tu restes animateur, il est intervenant. 

Les rôles sont clairs (?)

À priori, les rôles sont clairement définis.

L’intervenant-e externe apporte des « connaissances » ou des « compétences » dans son domaine d’expertise.

L’animateur gère le déroulement.

Dans une conférence-débat, c’est l’animateur qui introduit le sujet, c’est lui qui gère le temps et c’est lui qui distribue la parole. On peut également l’appeler « modérateur ».

Le conférencier lui, va avoir un temps de parole pour présenter son sujet et pour répondre aux questions du public.

Il peut aussi, s’il y a d’autres conférenciers, entrer avec eux dans un débat ou un échange, géré par le modérateur.

Parfois, ça dérape

Assez souvent, si les rôles n’ont pas été clarifiés, la situation dérape.

Quand je dis « rôles pas clarifiés », j’entends : l’animateur n’a pas pris les devants pour clarifier les rôles.

C’est la responsabilité de l’animateur de prendre les devants, d’être organisé et de bien communiquer sur sa démarche. 

On peut alors assister à l’une ou plusieurs de ces situations :

  • L’intervenant externe prend les devants, ouvre les activités et garde la main sur l’animation ;
  • Plusieurs moments de flottement où l’on ne sait pas trop qui doit parler, l’animateur ou l’intervenant ;
  • L’animateur et l’intervenant se contredisent, l’un souhaite couper court au débat alors que l’autre dit clairement qu’on a « encore du temps » ;
  • L’intervenant s’éternise, dépasse le temps qui lui a été alloué et ne respecte pas l’autorité de l’animateur ;
  • Lors du débat, c’est l’intervenant qui s’amuse à sélectionner les questions et à décider quand y répondre…

Sans parler des situations qui font que l’animateur s’identifie plus à une plante d’intérieur.

Que faire ?

Pas de panique, à quelques exceptions près, les intervenants-es externes sont des adultes raisonnables et il suffit de bien préparer avec eux, en observant quelques règles de bonne conduite.

Voici donc le mode opératoire pour gérer une animation avec présence d’un intervenant externe

Prendre les devants

N’attends pas le jour J pour avoir un échange avec ton (ou tes) intervenant-es. Prends contact avec eux à l’avance et propose une séance de travail pour préparer l’animation.

Pas possible de se voir ? Je ne vais pas énumérer les outils de discussion en ligne : Skype, Zoom, Viber, Messenger…

Difficulté de s’accorder ? Il reste toujours les échanges par email. Quelques allers-retours entre vous deux pour clarifier les rôles, les besoins et les attentes, ne feront de mal à personnes.

 



Clarifier les rôles

On y revient toujours : qui fait quoi ?

Quelques soient les circonstances, c’est TOI qui animes, donc fais le savoir. Clarifie clairement à ton interlocuteur que tu es en charge de l’animation et décris ce que tu entends par cela.

Évite les « C’est MOI l’animateur ! » en tapant violemment sur ton torse ; on a évolué depuis.

Réexplique les circonstances. Par exemple : j’ai été désigné par tel organismes pour animer cette conférence et vous avez été sélectionné pour intervenir en tant qu’animateur ; voici ce que je compte faire.

N’oublie pas que si ton rôle d’animateur est clair dans ta tête, il ne l’est pas dans la tête de tout le monde. Les gens confondent souvent entre animateur, intervenant, présentateur… 

Construire un scénario d’animation

C’est le programme, mais avec une clarification de « qui fait quoi et à quel moment ».

Il s’agit d’un document clé qui permet d’éviter les confusions. Plus il y a d’intervenants, plus il devient incontournable.

Un document à concevoir littéralement comme un scénario :

  1. Séquence « ouverture »
    1. Un tel prend la parole pour dire un mot (durée …. )
  2. Séquence « présentation du programme »
    1. L’animateur présente le programme (durée …. )
  3. Séquence « conférence »
    1. L’animateur présente le conférencier
    2. Le conférencier prend la parole pour parler de son sujet (durée : … )

… et ainsi de suite.

Faire du compromis

Nous ne sommes pas des automates. Même si tu respectes toutes ces règles, tu auras toujours affaire à des « personnes ». Les personnes ont leurs travers, leurs tendances, leur ego… etc.

Il faudra faire preuve d’intelligence émotionnelle et situationnelle pour ne pas te mettre en situation d’échec.

Imaginons que tu animes une projection-débat avec présence du réalisateur du film. En plus d’être réalisateur, ce jeune fanfaron est également animateur de ciné-clubs.

Si tu t’obstines à croire qu’il ne va pas te voler la vedette, tu es parti pour un joli conflit.

Au lieu de taper ta tête contre un mur, examine le et vois comment tu peux en faire un allié. Un mur, c’est aussi utile pour accrocher des choses, par exemple.

Accepte, par exemple, de laisser la partie « débat avec le public » à ce réalisateur, laisse-lui ce petit moment où c’est lui qui désigne les personnes dans le public. Devenez complices plutôt que rivaux.

Ces petits compromis qui prennent en compte les défauts de tes intervenants sont plus intéressants à cultiver, que de s’obstiner à vouloir respecter les règles et à défendre ton rôle.

La checklist du Super Modérateur

Résumons :

  • À faire
    • Anticiper, prendre les devants et prendre contact avec le ou les intervenant-es externe(s ) pour bien préparer ;
    • Clarifier les rôles en levant toute confusion sur qui est responsable de quoi ;
    • Construire un scénario d’animation qui décrit qui intervient et à quel moment et le communiquer à tous les concernés ;
    • Aller vers une approche collaborative plutôt que compétitive ; accepter de faire des compromis et de céder un peu de son terrain pour mieux gérer les ego.
  • À éviter
    • S’y prendre à la dernière minutes ;
    • Laisse l’intervenant-e prendre le contrôle et mettre l’animateur sur la touche ;
    • Défendre son rôle d’animateur de manière frontale et conflictuelle ;
    • Ne pas se renseigner sur la qualité et le prestige de son intervenant-e ;
    • Rester rigide et vouloir à tout prix respecter le programme et recadrer l’intervenant-e ;
    • Avoir des doutes sur les transitions et laisser s’installer des moments de flottement.

C’est déjà un bon début pour fluidifier les animations où tu as à gérer un-e intervenant-e. Mais surtout, il faut garder en tête que le plus important, c’est la réussite de l’animation et donc l’atteinte de l’objectif. 

Il faut mettre les chances de son côté, avoir un plan, puis composer avec les données du moment, pour qu’au final, le public passe un bon moment.

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